B21 - eBusiness Framework

Dokumenten Management System

Das B21-DMS wurde zunächst für den Deutschen Paketdienst (DPD) entwickelt, um europaweit alle Franchisenehmer mit den aktuellen Informationen und Dokumenten über das Intranet zu versorgen. Später wurde dieses System erweitert und bei weiteren Kunden wie Deutsche Bank AG, ELIX GmbH oder auch intern bei ShE eingesetzt.
Die Zielsetzung des DMS-Systems bestand darin, eine einheitliche Plattform für unterschiedlichste Dokumente zu erstellen und bei neu publizierten Informationen alle berechtigten Benutzer zu benachrichtigen. Die Suche nach Texten sollte ohne umständliche Eingabe von Schlagwörtern zu jedem Dokument möglich sein.
Später wurde diese Zielsetzung noch um einfache Content-Management Funktionalitäten erweitert.
Realisiert wurde das DMS auf Basis einer skalierbaren und mehrschichtigen DNS (Distributed interNet Architecture). Als Serverplattform wurde Microsoft NT oder Windows 2000 Server gewählt. Clientseitig wird ein Browser (bevorzugt MS-Explorer) und für Benachrichtigungen ein Emailclient benötigt.
Dokumente können in eine frei definierbare Struktur über den Browser in das DMS importiert werden und zeitgesteuert publiziert werden.

Das System verfügt über anpassbare MS-Office Imports/Exports um beispielsweise ein Word-Dokument mit Gliederung in einzelne XML-Kapitel und XML-Texte zu unterteilen. Dadurch können Suchergebnisse nicht nur auf Dokumenten-, sondern auch auf Kapitel-Ebene betrachtet werden.
Basis aller importierten DMS-Elemente ist HTML oder XML. Ausnahmen sind frei importierbare Objekte. Dadurch kann zur Suche über die Dokumente eine beliebige Web-Suchmaschine eingesetzt werden. Implementiert wurde bei den realisierten Kunden-Projekten der MS-Index-Server, da er im Lieferumfang von Windows NT oder Windows 2000 enthalten ist. Alle gängigen Suchmöglichkeiten sind damit möglich.
Im Rahmen einer Erweiterung des Systems für die Deutsche Bank AG, wurde eine Schnittstelle zur Layoutanpassung integriert. Dies ermöglicht den Einsatz des DMS als einfaches Content-Management System und lässt sich auch in bestehende Web-Sites oder Intranet-Sites einbinden.
In Kombination mit der B21-Adressverwaltung können die Rechte der Benutzer sehr feingranuliert vergeben werden. Es können zudem ‚Rechteinseln’ erstellt werden, die es ermöglichen, einzelne DMS-Bereiche mit eigenen Administratoren zu versehen. Mit Hilfe dieser Rechte können auch Benutzer über neu publizierte Informationen über Email benachrichtigt werden.

Alle Kunden, die dieses System eingesetzt haben, meldeten uns eine positive Resonanz der Anwender. Die Recherche nach einzelnen Informationen wurde durch die zentrale Verwaltung und die komfortablen Suchmöglichkeiten erheblich erleichtert. Benötigte Dokumente können einfach aus dem Intranet heruntergeladen werden und müssen nicht auf unter-schiedlichen Servern gesucht werden.
Die Benachrichtigung von Mitarbeitern bei neu publizierten Dokumenten hat zudem den Informationsaustausch deutlich gefördert.
Die Kunden haben sich für SHE entschieden, weil SHE in der Realisierung von skalierbaren und verteilten Applikationen auf Basis der Microsoftplattform bereits sehr erfolgreich Projekte abgewickelt hat.

Projekt:
Kunde: DPD, Deutsche Bank AG, ELIX GmbH, SHE Informationssysteme GmbH
Branche: Logistik, Finanzen, IT
Thema: Webbasierte Dokumenten¬verwaltung
Dauer/Aufwand: zwischen 1 Mann/Monat bis 6 Mann/Monat

Projektteam (Größe, Qualifikation):
Projektleitung (1 Person)
Systemarchitekt (1 Person)
Datenbankdesigner (1 Person)
ASP-/VB- Entwickler (1 Personen)

Technologie:
SQL-Server 7.0 oder 2000, Internet Information Server 4.0, Index Server, Active Server Pages
Windows NT Server 4.0 oder Windows 2000, Internet Explorer 5.x
Mailversand via SMTP, Outlook oder ASP-Email

Besonderheiten (optional):
Integration des B21-DMS in die beim Kunden vorhandene Infrastruktur